SupportSideBar

MailStore

Haben Sie schon einmal von dem Begriff "eMail-Archivierung" gehört?
eMails unterliegen nämlich, wie auch Rechnungen, Aufträge, Verträge, etc. zu den Schriftstücken, die von Rechtswegen archiviert werden müssen.

Dabei ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§257 HGB) und der Abgabenordnung (§147 AO) Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von eMails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen

Aber was genau bedeutet "rechtssichere Archivierung"?

Konkrete Anforderungen werden in einem allgemeinen Leitfaden des Verbandes Organisations- und Informationssysteme e.V. zur revisionssicheren, elektronischen Archivierung dargestellt.
Ein kurzer Auszug mit den wichtigsten Punkten:

  • Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
  • Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
  • Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
  • Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
  • Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden

Als zertifiziertes Partnerunternehmen vertreiben, installieren und warten Produkte der Firma MailStore, die mit ihrem MailStore Server alle relevanten Punkte der gesetzkonformen eMail-Archivierung erfüllt.